Comment améliorer le flux de travail de votre équipe à distance ?

Il peut être difficile d'organiser le travail à distance, surtout pour les dirigeants d'entreprise qui n'ont travaillé qu'avec des employés sur place. Que ce soit à cause de la pandémie de COVID-19, de la dispersion du personnel ou de la recherche de talents, il est essentiel de s'adapter aux changements et d'optimiser les flux de travail pour une équipe à distance. Voici sept conseils pour aider les dirigeants à améliorer la collaboration en remote.

 

Utilisez des outils de collaboration pour laisser les consignes sous forme écrite.

 

1. En effet, lorsqu'une entreprise communique oralement, il peut être difficile de s'assurer que toutes les informations importantes ont été entendues et comprises de manière uniforme par tous les employés. En revanche, lorsque la communication est écrite, chaque employé a accès aux mêmes informations et peut se référer à celles-ci en cas de besoin.

De plus, les outils de travail spécialisés tels que Slack, Microsoft Teams ou Whatsapp pro peuvent aider à organiser et à séparer les différentes discussions. Il est possible d'avoir des canaux spécifiques pour chaque sujet et pour chaque équipe, par exemple nous pouvons avoir un canal pour parler avec toute l'équipe, un autre pour parler de product management, un autre pour parler finance etc.. Cela permet de maintenir une communication efficace et de ne pas mélanger les différents sujets.

En somme, la communication écrite et les outils de travail spécialisés peuvent faciliter la communication au sein d'une entreprise, améliorer la transmission d'informations et la productivité des employés.

 

Stockez les documents et les fichiers nécessaires au travail au même endroit.

2. Pour une collaboration à distance efficace, il est crucial d'avoir une organisation optimale des fichiers et des documents dans un référentiel centralisé. Les fichiers doivent être correctement classés et étiquetés pour faciliter leur recherche et leur accès. Pour cela, l'utilisation d'un logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) peut être très utile, mais des alternatives plus simples telles que Google Drive ou Dropbox peuvent également être efficaces. Une bonne organisation dès le début de la collaboration à distance permettra d'éviter les confusions et les pertes de temps inutiles.

 

Utilisez des logiciels de gestion de projet et des outils de collaboration.

 

3. Nous conseillons l'utilisation de logiciels de gestion de projet et d'outils de collaboration pour les employés travaillant à distance afin de les aider à travailler en équipe et à atteindre leurs objectifs professionnels.

Les logiciels de gestion de projet sont des outils qui aident les équipes à organiser et à suivre leur travail, en leur permettant de planifier des tâches, de fixer des délais et de suivre l'avancement de chaque projet. Les outils de collaboration, quant à eux, permettent aux membres de l'équipe de communiquer et de travailler ensemble sur des projets en temps réel, même s'ils ne se trouvent pas dans le même lieu géographique.

Zoho Projects et Trello sont deux exemples de solutions populaires de gestion de projet et de collaboration. Zoho Projects est une plateforme de gestion de projet en ligne qui permet aux équipes de collaborer et de communiquer en temps réel tout en organisant leur travail en tâches, sous-tâches et listes de contrôle. Trello est un outil de collaboration visuelle qui permet de gérer les projets en utilisant des cartes, des listes et des tableaux pour suivre l'état d'avancement des tâches.

 

Décomposez les tâches complexes en petites tâches pour faciliter le suivi de l'avancement.

4. Diviser les tâches en petits éléments permet de vérifier régulièrement les progrès de chaque membre de l'équipe à distance et de se protéger contre les dépassements de délais. Les logiciels de gestion de projet peuvent aider à cette tâche.

 

Organisez des événements de renforcement de l'esprit d'équipe à distance.

5. Il est important que les employés à distance se sentent membres de l'équipe. Les événements virtuels peuvent aider à renforcer les liens, comme des réunions régulières en ligne ou des jeux de groupe en ligne.

 

Établissez des attentes claires et des règles de communication.

6. Des attentes claires et des règles de communication précises permettent d'éviter les malentendus et de faciliter le travail à distance. Il est essentiel de communiquer de manière régulière pour maintenir une communication claire.

 

Encouragez la flexibilité et l'autonomie.

7. Les employés à distance apprécient la flexibilité et l'autonomie. Les dirigeants doivent leur donner la liberté de travailler selon leur propre horaire et de travailler à leur rythme, tout en veillant à ce que les délais soient respectés.

 

Pour conclure...

Organiser efficacement la collaboration à distance peut être un défi, mais en choisissant les bons outils et en adoptant les bonnes pratiques, il est possible d'améliorer le flux de travail de votre équipe à distance. En suivant les conseils que nous avons présentés dans ce petit guide, vous pouvez renforcer la communication, la collaboration et l'esprit d'équipe, tout en veillant à ce que chaque membre de votre équipe travaille efficacement et de manière productive. N'oubliez pas de vous adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et de votre équipe, et de toujours rester ouvert aux nouvelles solutions et aux nouvelles façons de travailler ensemble à distance.